【2021年】プロジェクト管理ツールの成功と失敗

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なぜ、プロジェクト管理ツールが必要なのか?

まずは、「プロジェクト管理は必要か」ですが、これは必要です。
スケジュールや、誰が何のタスクを持っているのかを確認するため、そしてレギュレーションを残すために必要なことだと思ってます。
仕事の規模でプロジェクト管理で決めるのではなく、どの規模だとしてもプロジェクト管理は必要になっていきます。

人はすぐに忘れる

このことを必ず念頭に置いた上で、お話させていただきます。

「なぜ、プロジェクト管理ツールが必要なのか?」
プロジェクト管理に、「Excel」や「Google スプレッドシート」などの表計算ツールを使用している企業が多いと思います。そのツールだけでも十分にプロジェクト管理することは可能ですが、フォーマットの作成や進捗状況の確認・編集がしづらいことがあります。
プロジェクト管理ツールを使用することで、プロジェクト管理で発生する課題をすべて解決してくれるツールです。プロジェクト管理に必要となるタスクの進捗度、担当者、完了期限、優先度といった情報をすべて簡単に管理・共有できます。

プロジェクト管理ツールを使用することのメリット

  1. チーム内外の意思疎通がしやすくなる
  2. 進捗状況を可視化できるため管理者が効率が上がる
  3. 一元管理することによる管理者以外の効率が上がる

プロジェクト管理ツールには主に上記のようなメリットがあります。ただ、ツール自体は直接利益を生み出すものではないものの、導入することでこれまで充てていたリソースを別の新たな業務に充てたり、人件費削減が可能になったりと、間接的に利益につながる可能性があるという点もメリットと言えます。

プロジェクト管理ツール選定のポイント4つ

  1. クラウド型 or インストール型
    クラウド型は、すぐに導入できて比較的安価で利用することができますが、毎月工程費用が発生します。インストール型は外部サーバーにデータを預けない分セキュリティは高いが、導入に手間がかかることと、専門知識が必要となります。
  2. 業界特有の項目があるのか
    プロジェクト管理とはいっても、業界によっては様々な違いがあります。業界固有の特性に合わせた機能があるかについては確認するべきポイントです。
  3. 操作性
    プロジェクト管理ツールの操作性は、ツール運用の成否を握る非常に重要な機能です。
  4. コストパフォマンスはいいのか
    基本的に高機能なツールほどコストもかかるため、コストと機能のバランスを取るよう検討しましょう。また、無料のプロジェクト管理ツールもありますが、操作に慣れないと学習コストがかかる可能性もあります。

プロジェクト管理ツールおすすめ7選

Backlog (バックログ)

https://backlog.com/ja/

Backlogはクラウド型とインストール型 (オンプレミス型) から選べるプロジェクト管理ツールであり日本語と英語に対応しています。ガントチャートやマイルストーンなどのタスク管理機能の他、Wikiやスケジュール機能などでプロジェクトの遂行を助ける機能が充実しており、社内外問わずメンバーとのコミュニケーションがしやすくなっているのも特徴です。基本有料ですが30日間の無料お試しがあります。
GitやSVNといったバージョン管理との連携もしやすく、直接作業したソースコードの表示なども可能です。その他、SlackやChatwork、GoogleやiCal、Outlookなどカレンダーとの連携もスムーズです。マルチデバイス対応、ファイルの共有もしやすいので、メンバーの環境によらずプロジェクト管理の一元化と効率的な作業環境を構築することができます。

他ツールとの連携がしやすい、使いやすい

日本で開発しているためか、日本人にとっては非常に使いやすくなっていると思います。弊社でも活用しており、案件管理とGitでの納品物の管理が非常にしやすく、管理業務の効率化が出来ています。また、他の企業様もすぐに入っていたくことができるため、クライアント、協力企業との連携も出来ています。

案件毎の管理のため、会社全体のタスク管理ができないので、Webhook等を活用して、他ツールとの連携で会社全体管理も可

Asana (アサナ)

https://asana.com/ja

Asanaは世界195か国で利用されているクラウド型のプロジェクト管理ツールであり、日本語にも対応しています。リスト、ボード、タイムライン、カレンダー、進捗などの画面にアクセスしやすく、直感的な操作感とわかりやすいデザインが特徴です。

直感的でわかりやすい

多くの方が使用しているため、いろんな機能が直感的に使用しやすく、使いやすくなっています。無料でも使用可能ですがガントチャート等は有料となります。

Instaganttと連携すればガントチャートで確認することも可

Trello (トレロ)

https://trello.com/ja

Trelloはクラウド型のプロジェクト管理ツールであり、日本語対応、マルチデバイス対応で基本的な機能を無料で利用することができます。シンプルでわかりやすいユーザーインターフェイスを持ち、直感的に扱いやすいのが特徴です。ボードと呼ばれるプロジェクト共通の画面にToDo、作業中や完了などを記載したカードを作成することで進捗状況を整理しながら共有できるようになっており、管理する側と利用するメンバーの双方が効率的に作業しやすくなっています。SlackやDropBox、GoogleDrive、GitHubなどさまざまな外部オンラインサービスの連携も可能であり、ボードに追加することで様々な形式のデータやスケジュールを共有できるのも魅力です。

無料で使用して十分な機能

無料で使用できる機能が十分なため、プロジェクト管理ツールを初めて導入する方におすすめです。弊社ではBacklogからWebhookを通して、Trelloで会社全体のタスク管理を行っています。

Wrike (ライク)

https://www.wrike.com/ja/

Wrikeは日本語や英語、その他の言語にも対応したクラウド型のプロジェクト管理ツールであり、世界で2万人以上のユーザーに利用されています。ガントチャートやリソース管理、時間と予算の追跡やレポート機能など、管理する側の機能が充実しているのが特徴です。扱いやすく、わかりやすいユーザインターフェイスであり、利用するユーザーが積極的に使いたくなる工夫がされています。ファイルや情報共有だけでなく、共同作業や作業のリクエストなども可能なので、メンバー間のコミュニケーションや仕事の分担やフォローもしやすいです。GoogleやGitHub、boxなどのオンラインサービスとの連携もスムーズであり、蓄積された外部サービス上のデータを活かすことができます。

他ツールのいいとこ取りをしているツール

上記ツールのいいとこ取りをしているイメージで、これ1つでプロジェクト管理のしたいことを網羅できるような気がします。少々金額は高めですが、GoogleやAmazonなどの大手企業が導入してる実績があるため、セキュリティや機能面でも申し分ないツールになります。

Redmine (レッドマイン)

https://redmine.jp//

Redmineはインストール型のプロジェクト管理ツールであり、オープンソースソフトウェアなので無料で利用できます。無料でありながらガントチャートやWiki、カレンダーやロードマップなどの機能があり、Gitとも連携可能なのが特徴です。日本語や英語以外にも対応しているのでグローバルな環境にも適用できます。チケットという形でタスクやスケジュールを登録することでプロジェクト全体の進捗状況や個々の作業状態の管理がしやすくなっています。また、インストール型ではありますが、本社や支社など離れた場所との連携もスムーズなので、大規模なプロジェクトでも利用可能です。無料ではありますが学習コストが必要であり、その他の有料のツールの導入コスト&ランニングコストの兼ね合いを考えた上で導入を検討することをおすすめします。

エンジニアのプロジェクト管理ツールとしては最適

無料で使用でき、且つ大規模プロジェクト管理にも向いているため、とても良いツールになるが、専門的なところもあるため、活用するまで学習コストがかかってしまうため、エンジニアだけのプロジェクト管理には費用もかからずにできると思います。

まとめ

ご紹介させていただきましたツール以外にもたくさんのプロジェクト管理ツールが存在しています。
まずは、どれも無料で使用することもできるので、実装してみて、必要なものがでてきたときに有料版に切り替えることをおすすめします。

また、プロジェクト管理ツールを導入することで、ご自身のタスクが増えたり、面倒な手間が増えたりもしますが、記録に残す、共有することを癖付けできれば、最後はやっていてよかったと思えると思います。

人はすぐに忘れる